SaaS 좌석 정리 체크리스트 2026, 비활성 사용자·퇴사자 계정으로 새는 구독료 줄이는 법
SaaS 좌석 정리 체크리스트 2026, 비활성 사용자·퇴사자 계정으로 새는 구독료 줄이는 법
팀 SaaS 비용은 어느 날 갑자기 커지는 것처럼 보이지만, 실제로는 작은 좌석 하나씩 쌓입니다. 퇴사자 계정이 남아 있고, 외주 계정이 계속 활성 상태이며, 같은 사람이 Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Dropbox, Zoom, 1Password, Atlassian에 모두 유료 seat로 들어가 있으면 월 구독료가 천천히 새기 시작합니다.
이 글은 특정 SaaS를 해지하라는 조언이 아닙니다. 작은 팀이 결제 관리자 화면을 열기 전에 비활성 사용자, 퇴사자 계정, 중복 라이선스, 연간 결제 좌석을 어떻게 점검할지 정리한 운영 체크리스트입니다.
공식 문서 확인 기준은 2026년 6월 17일입니다. Microsoft 365, Slack, Dropbox, Zoom, 1Password, Atlassian의 청구·라이선스 정책은 플랜과 국가, 계약 방식에 따라 달라질 수 있으므로 실제 변경 전에는 각 관리자 콘솔과 공식 문서를 다시 확인해야 합니다.
먼저 결론부터 보면
SaaS 좌석 정리는 아래 순서로 처리하는 편이 안전합니다.
| 순서 | 점검 질문 |
|---|---|
| 1 | 결제되는 SaaS와 관리자 계정을 한 표에 모았는가 |
| 2 | 지난 30~90일 동안 로그인하지 않은 사용자를 확인했는가 |
| 3 | 퇴사자, 외주, 임시 계정이 유료 seat로 남아 있지 않은가 |
| 4 | Microsoft 365, Slack, Dropbox, Zoom 같은 좌석형 도구의 라이선스 회수 절차를 확인했는가 |
| 5 | 비밀번호 관리자와 협업 도구에서 owner 계정이 사라지지 않게 했는가 |
| 6 | 연간 결제나 선불 계약이라 즉시 비용이 줄지 않는 좌석을 따로 표시했는가 |
| 7 | 줄인 seat와 남긴 예외를 다음 달에도 다시 볼 수 있게 기록했는가 |
핵심은 "안 쓰는 계정을 지운다"가 아닙니다. 어떤 계정은 보안을 위해 즉시 차단해야 하고, 어떤 계정은 데이터 이전 후 삭제해야 하며, 어떤 라이선스는 회수해도 청구 주기 때문에 비용이 바로 줄지 않을 수 있습니다.
1단계: 결제되는 SaaS 목록 만들기
먼저 회사 카드, 세금계산서, 이메일 영수증, 관리자 콘솔을 보면서 결제되는 도구를 한 표에 모읍니다.
| 구분 | 예시 | 비용 점검 항목 |
|---|---|---|
| 중심 계정 | Microsoft 365, Google Workspace | 유료 사용자, 관리자, 결제 주기 |
| 협업 | Slack, Teams, Zoom | 활성 사용자, 게스트, 라이선스 종류 |
| 파일 공유 | Dropbox, OneDrive, Google Drive | 팀원 수, 외부 공유, 저장공간 |
| 보안·계정 | 1Password, Bitwarden | 유료 멤버, vault, owner |
| 개발·프로젝트 | Atlassian Jira, Confluence, GitHub | product access, guest, 자동화 계정 |
| 영업·운영 | CRM, 전자계약, 예약, 상담 도구 | 관리자, 고객정보 접근권한 |
이 표를 만들 때 보안 점검표까지 같이 열어 두면 좋습니다. 비용만 줄이다가 퇴사자 파일 소유권이나 자동화 연결 계정을 놓칠 수 있기 때문입니다. 먼저 팀 SaaS 계정 권한 감사 체크리스트로 권한 회수 기준을 확인하고, 비용 표는 그 다음에 붙이는 편이 안전합니다.
2단계: 비활성 사용자 기준 정하기
비활성 사용자는 도구마다 의미가 다릅니다. 어떤 도구는 로그인하지 않아도 청구 대상이고, 어떤 도구는 일정 조건에서 비활성 사용자를 credit 처리합니다. 그래서 "90일 미접속이면 삭제" 같은 단순 규칙보다 아래처럼 나눠야 합니다.
| 상태 | 처리 기준 |
|---|---|
| 퇴사자 | 로그인 차단, 데이터 이전, 라이선스 회수 |
| 외주 종료 | 프로젝트 자료 보존 후 접근권한 제거 |
| 장기 휴직 | 계정 정지와 라이선스 회수 가능 여부 확인 |
| 중복 계정 | 개인 이메일과 회사 이메일 중 하나만 남김 |
| 자동화 계정 | 사람 계정인지 서비스 계정인지 먼저 확인 |
| 읽기 전용 필요 | 유료 seat 없이 guest/viewer로 가능한지 확인 |
비활성 사용자 점검은 보안과 비용이 같이 움직입니다. 퇴사자 계정은 구독료만의 문제가 아니라 고객 데이터, 계약서, 자동화 토큰, 파일 공유 링크와도 연결됩니다.
3단계: Microsoft 365 라이선스 회수
Microsoft 365를 쓰는 팀은 사용자 삭제보다 라이선스 회수와 데이터 보존 순서를 먼저 확인해야 합니다. Microsoft 공식 문서는 관리자가 사용자에게 라이선스를 할당하거나 제거할 수 있고, 사용자에게서 라이선스를 제거하면 해당 서비스 사용 권한이 사라진다고 안내합니다.
출처: Microsoft Learn – Assign licenses to users
퇴사자 처리 문서도 따로 봐야 합니다. Microsoft는 전 직원의 메일, OneDrive, Teams, 그룹, 라이선스 처리를 단계별로 정리한 문서를 제공합니다.
출처: Microsoft Learn – Remove a former employee
Microsoft 365 비용 점검에서는 아래를 봅니다.
| 항목 | 확인할 일 |
|---|---|
| 유료 라이선스 | 퇴사자와 장기 미사용자에게 라이선스가 남아 있는가 |
| 공유 사서함 | 사람이 떠난 뒤 메일 보존만 필요하면 별도 기준이 있는가 |
| OneDrive | 파일 보존과 이전이 끝났는가 |
| Teams | 그룹과 팀 멤버십에서 제거됐는가 |
| 관리자 | 결제·전역 관리자 계정이 너무 많지 않은가 |
| 청구 주기 | 월간, 연간, 약정 조건을 확인했는가 |
Microsoft 365와 Google Workspace, Dropbox를 같이 비교 중이라면 Google Workspace·Microsoft 365·Dropbox 요금 비교도 같이 보면 좋습니다.
4단계: Slack 좌석과 비활성 멤버
Slack은 팀 채팅이라 "잠깐 초대한 사람"이 계속 남기 쉽습니다. Slack 공식 문서는 Pro와 Business+ 플랜에서 활성 멤버 기준으로 요금이 부과되며, 일정 조건의 비활성 멤버에 대해 Fair Billing 정책을 적용한다고 설명합니다.
출처: Slack Help Center – Fair Billing Policy
Slack은 billing 페이지에서 멤버와 청구 관련 정보를 확인할 수 있는 도움말도 제공합니다.
출처: Slack Help Center – Manage your Slack plan and billing details
Slack 비용 점검표는 아래처럼 잡습니다.
| 항목 | 질문 |
|---|---|
| 활성 멤버 | 최근에 실제로 쓰는 사람인가 |
| 멀티 채널 게스트 | 외주·고객·협력사가 필요한 채널만 보고 있는가 |
| 싱글 채널 게스트 | 유료 멤버 대신 제한 초대가 가능한가 |
| 앱 연결 | 퇴사자가 만든 Slack 앱이나 webhook이 남아 있는가 |
| 관리자 | owner, admin 권한이 필요한 사람만 갖고 있는가 |
| 워크스페이스 | 오래된 테스트 워크스페이스가 결제되고 있지 않은가 |
Slack은 단순히 사람 수만 줄이는 도구가 아닙니다. 채널, 앱, workflow, 외부 공유까지 같이 봐야 합니다.
5단계: Dropbox 팀 라이선스 확인
Dropbox 팀 플랜은 파일 보존과 좌석 비용이 같이 엮입니다. Dropbox 공식 문서는 팀 관리자가 라이선스를 추가하거나 제거할 수 있으며, 라이선스를 제거해도 팀원이 자동으로 삭제되는 것은 아니라고 안내합니다.
출처: Dropbox Help – Add or remove licenses and space
Dropbox 팀에서 멤버를 제거하는 절차도 별도로 확인해야 합니다.
출처: Dropbox Help – Delete a member from a Dropbox team
Dropbox 비용 점검에서는 아래를 봅니다.
| 항목 | 확인할 일 |
|---|---|
| 유료 라이선스 | 실제 팀원 수보다 구매한 라이선스가 많은가 |
| 제거된 멤버 | 파일 이전이나 원격 삭제 기준이 필요한가 |
| 팀 폴더 | 개인 폴더에 업무 파일이 남아 있지 않은가 |
| 외부 공유 | 협력사 링크가 계속 열려 있지 않은가 |
| 저장공간 | seat 문제인지 저장공간 문제인지 구분했는가 |
| 연간 계약 | 라이선스 제거가 다음 청구에 어떻게 반영되는가 |
파일 공유는 비용만 보고 줄이면 위험합니다. 팀 파일 공유 보안 체크리스트로 외부 공유와 파일 소유권도 같이 확인하는 편이 낫습니다.
6단계: Zoom 라이선스와 휴면 사용자
Zoom도 팀이 커지면 Basic 사용자, Licensed 사용자, 관리자, add-on이 섞입니다. Zoom 공식 문서는 관리자가 사용자를 추가하고, 역할과 라이선스를 관리할 수 있다고 안내합니다.
출처: Zoom Support – Managing users
Zoom의 라이선스 할당 문서는 사용자를 licensed user로 바꾸거나 add-on을 배정하는 절차를 설명합니다.
출처: Zoom Support – Assigning licenses
Zoom 비용 점검에서는 아래 항목을 봅니다.
- 정기 미팅 host가 실제로 유료 라이선스가 필요한지 확인합니다.
- 퇴사자나 부서 이동자에게 webinar, large meeting, phone 같은 add-on이 남아 있는지 봅니다.
- 회의 녹화와 클라우드 저장공간이 필요한 계정인지 확인합니다.
- 관리자 권한과 결제 권한을 분리합니다.
- 회의실 장비와 사용자 라이선스를 섞어서 보지 않습니다.
회의가 많은 팀이라면 AI 회의록 도구 비교와 같이 열어 회의 도구, 녹화, 회의록, 저장공간 비용을 한 번에 보는 편이 좋습니다.
7단계: 1Password와 비밀번호 관리자 좌석
비밀번호 관리자는 비용 절감만 보고 계정을 지우면 안 됩니다. 퇴사자 vault, 공유 vault, 복구 계정, owner 권한이 중요합니다. 1Password 공식 문서는 팀원을 추가하거나 제거하는 절차를 제공하고, offboarding 문서는 팀원을 삭제하기 전에 Employee vault 내용을 이전해야 한다고 안내합니다.
출처: 1Password Support – Add and remove team members
출처: 1Password Support – Offboard a team member
1Password 비용 점검에서는 아래를 봅니다.
| 항목 | 확인 기준 |
|---|---|
| 유료 멤버 | 퇴사자, 외주, 테스트 계정이 남아 있는가 |
| vault 이전 | 개인 vault에 업무 계정이 남아 있지 않은가 |
| guest | 외부 인력을 정식 멤버로 둘 필요가 있는가 |
| owner | 최소 2명 이상 복구 가능한가 |
| SSO·SCIM | 중심 계정 비활성화와 연동되는가 |
| 감사 로그 | 내보내기, 공유, 변경 흔적을 볼 수 있는가 |
팀 비밀번호 관리자 자체를 다시 고르는 단계라면 팀 비밀번호 관리자 비교 2026에서 SSO, SCIM, 감사 로그, guest 지원을 같이 비교하면 됩니다.
8단계: Atlassian, Jira, Confluence product access
Atlassian Jira와 Confluence는 프로젝트 팀이 쓰다가 외주, PM, 개발자, 관리자 계정이 오래 남기 쉽습니다. Atlassian 공식 문서는 조직 관리자가 사용자의 product access를 관리할 수 있다고 안내합니다.
출처: Atlassian Support – Give users access to products
또한 Atlassian은 사이트에서 사용자를 제거하거나 비활성화하는 방법을 문서로 제공합니다.
출처: Atlassian Support – Remove or suspend a user
Atlassian 비용 점검에서는 아래를 확인합니다.
- Jira만 필요한 사람이 Confluence까지 product access를 갖고 있지 않은지 봅니다.
- 퇴사자와 외주 계정의 product access를 제거합니다.
- 자동화 bot, 연동 계정, API token 소유자를 확인합니다.
- 프로젝트 admin과 org admin을 구분합니다.
- 다음 user tier로 넘어가기 직전이면 실제 사용자 수를 먼저 정리합니다.
개발·프로젝트 도구는 seat 하나보다 권한 구조가 더 중요할 때가 많습니다. 줄일 수 있는 좌석과 남겨야 하는 서비스 계정을 분리해야 합니다.
월간 SaaS 좌석 정리표
한 달에 한 번 아래 표를 채우면 충분합니다.
| 도구 | 유료 seat | 최근 30일 미사용 | 퇴사·외주 종료 | 회수 가능 | 보류 사유 |
|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | |||||
| Slack | |||||
| Dropbox | |||||
| Zoom | |||||
| 1Password | |||||
| Atlassian | |||||
| CRM·전자계약 | |||||
| 자동화 도구 |
회수 가능에 들어가는 숫자가 바로 절감 가능 금액은 아닙니다. 월간 결제인지, 연간 선불인지, 최소 좌석 조건이 있는지, 계약 만료일이 언제인지 확인해야 합니다. 다만 이 표가 있어야 다음 갱신 전에 협상하거나 플랜을 낮출 근거가 생깁니다.
줄이면 안 되는 좌석도 있다
SaaS 비용을 줄일 때 아래 좌석은 성급히 없애면 안 됩니다.
- 비상 관리자 계정
- 결제 관리자 계정
- SSO 장애 때 필요한 break-glass 계정
- 자동화 workflow나 API token 소유 계정
- 법정 보존이나 계약 보존 때문에 필요한 계정
- 고객 응대 이력과 파일 소유권 이전이 끝나지 않은 계정
특히 자동화 도구는 사람 계정처럼 보여도 주문, 문의, 계약, 회계 데이터를 계속 처리할 수 있습니다. 노코드 자동화 도구 비교에서 Zapier, Make, n8n을 고를 때도 workflow owner와 연결 계정 이전 기능을 같이 확인해야 합니다.
SaaS 좌석 정리 30분 실행 순서
바로 실행한다면 아래 순서가 현실적입니다.
| 시간 | 작업 |
|---|---|
| 0~5분 | 카드 명세서와 관리자 콘솔에서 결제 중인 SaaS 목록 작성 |
| 5~10분 | 각 도구의 유료 seat 수와 관리자 계정 확인 |
| 10~15분 | 퇴사자, 외주 종료자, 중복 계정 표시 |
| 15~20분 | 최근 30~90일 미접속 계정 표시 |
| 20~25분 | 데이터 이전·자동화 연결·비상 계정 여부 확인 |
| 25~30분 | 즉시 회수, 다음 갱신 때 회수, 보류로 나누기 |
이 과정을 한 번만 해도 "왜 비용이 늘었는지"가 보입니다. 중요한 것은 첫 달에 완벽히 줄이는 것이 아니라, 다음 달에도 같은 표를 열어 볼 수 있게 만드는 것입니다.
구매 전 확인할 질문
새 SaaS를 결제하기 전에는 아래 질문을 먼저 던집니다.
- 유료 seat와 무료 guest/viewer가 구분되는가
- 비활성 사용자 처리 정책이 명확한가
- 월간 결제와 연간 결제 변경 조건이 어떻게 다른가
- seat를 줄이면 즉시 청구가 줄어드는가, 다음 갱신 때 반영되는가
- SSO와 SCIM을 쓰면 입퇴사자 처리를 자동화할 수 있는가
- 감사 로그에서 최근 로그인, 파일 공유, 내보내기, 관리자 변경을 볼 수 있는가
- 서비스 계정이나 자동화 계정을 별도로 관리할 수 있는가
비용만 보면 싼 플랜이 좋아 보이지만, 퇴사자 처리와 감사 로그가 약하면 운영 비용이 더 커질 수 있습니다.
마무리 기준
SaaS 좌석 정리는 "아끼자"보다 "누가 무엇을 쓰고 있는지 보이게 만들자"에 가깝습니다. 비활성 사용자, 퇴사자 계정, 외주 계정, 중복 라이선스를 한 표에 모으면 비용 절감과 권한 회수가 동시에 보입니다.
작은 팀은 매달 30분만 투자해도 효과가 큽니다. Microsoft 365, Slack, Dropbox, Zoom, 1Password, Atlassian 같은 좌석형 도구부터 시작하고, 그 다음 CRM, 전자계약, 자동화 도구로 넓히면 됩니다.
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